DESCRIPTIF DE L'OFFRE

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Sous la responsabilité du Directeur, vous assurez le secrétariat de la Direction et sa gestion administrative, et apportez un soutien administratif, logistique et d'organisation.

Vos actions ont pour objectif de rendre les échanges d'informations et la gestion administrative plus fluides dans le respect des procédures administratives, juridiques, sureté et qualité, ainsi que du respect de la confidentialité des informations.

- Assurer le secrétariat (relecture, mise en forme, diffusion de courriers, comptes-rendus et documents administratifs dans les outils dédiés) ;
- Traiter le courrier, enregistrer, diffuser, classer, archiver, y compris de manière dématérialisée tout document émis ou reçu par la Direction ;
- Organiser des réunions (dates, convocations, réservations de salles, présentations, prise de notes) ;
- Gérer les déplacements (établissement des ordres de missions, commandes de billets et réservations, élaboration des notes de frais) ;
- Accueillir les visiteurs, prestataires et nouveaux embauchés (demandes d'autorisation d'accès) :
- Suivre et mettre à jour des procédures, documents de gestion et bases de données (organigramme, annuaires, ...) ;
- Prendre en charge la logistique d'organisation d'évènements (planifier, coordonner et superviser l'exécution des activités demandées) ;
- Alimenter et exploiter des tableaux de bord de suivi de l'activité (juridique, Qualité, Sûreté, RH, achats) ;
- Participer aux activités élémentaires (saisie, validation...) de contrôle de gestion de la Direction ;
- Gérer les achats et stocks de fournitures ;
- Etablir les demandes financières au-travers de différentes applications d'entreprise,
- Suivre et préparer les prévisions budgétaires financières en relation avec le directeur du programme PRISME et les chefs de projet ;
- Assurer la gestion financière des marchés d'études et de travaux en soutien du directeur de programme PRISME ou des chefs de projet.

BAC+2/BAC+3 Assistanat/Secrétariat/Gestion.
Maitrise des outils bureautiques et de communication digitale.
Qualités rédactionnelles avérées.
Sens de l'organisation et gestion des priorités.