DESCRIPTIF DE L'OFFRE

-

Partager un secrétariat commun aux deux directions : Hôpital Sainte Périne et direction des soins
Organiser la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques
Organiser la gestion logistique et gérer l'accueil physique et téléphonique
Assurer la frappe et la mise en forme des documents
Recevoir et traiter les appels téléphoniques et/ou les mails
Définir et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Suivre les consommables et le dépannage des Imprimantes


Activités spécifiques Direction des soins
Rédiger et mettre en forme des notes, documents
Organiser les réunions et groupes de travail, programmer les rendez-vous et les visites
Adapter les plannings des cadres de nuit et les diffuser
Suivre et mettre à jour les listings des cadres de santé du site et les diffuser
Organiser la permanence d'encadrement
Actualiser l'annuaire DSAP et cadres paramédicaux SPR et le diffuser aux différents interlocuteurs
Recueillir les informations pour mise à jour du tableau de présences équipe DSAP et diffuser les informations

Activités spécifiques Direction du site
Mettre à jour l'annuaire interne et les différents listings de comités et listes de diffusion
Gérer la réservation des salles du site
Suivre les signatures - demande de véhicule pour transport patient, etc.
Gérer les réservations véhicules direction, etc.
Suivre des relations avec les différents partenaires

Formations et/ou qualifications requises :
- Diplôme de secrétaire médicale
- Bureautique et logiciels métiers

Expérience requise :
- Expérience sur un poste similaire

Connaissances particulières :
- Règlementation hospitalière
- Connaissance de l'Institution AP-HP

Qualités professionnelles requises :
- Sens de l'organisation
- Qualités relationnelles
- Discrétion professionnelle
- Sens des priorités, réactivité
- Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
-Communication / relations interpersonnelles
- Classement et archivage