DESCRIPTIF DE L'OFFRE

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CDD d'une durée de 3 mois

Mission générale :
Assurer le secrétariat de l'équipe mobile NRBC.
Missions détaillées :
- Rédaction de courriers, notes, comptes rendus de réunions
- Gestion du courrier
- Accueil téléphonique
- Coordination des intervenants
- Gestion des formations sur HR Access Formation : suivi des stages et des sessions (inscriptions, présences, absences, réalisation, clôture)
- Participation à l'élaboration du plan de formation et du calendrier des formations et à leur diffusion auprès des hôpitaux AP-HP et hors AP-HP (HR Access Formation, intranet, internet), création des stages et sessions 
- Organisation et participation aux réunions pédagogiques
- Suivi logistique, préparation des salles de cours, de la documentation remise aux stagiaires
- Suivi administratif des stagiaires AP-HP et hors AP-HP (inscriptions, convocations, listes d'émargement, absences, attestations de présence) sur HR Access Formation
- Élaboration et suivi (tableaux) des conventions de formation entre l'équipe mobile NRBC et le CFDC de l'AP-HP et les hôpitaux et établissements hors AP-HP ainsi que des stagiaires extérieurs
- Accueil des stagiaires et des intervenants
- Suivi du dossier administratif des intervenants (AP-HP et hors AP-HP)
- Rémunération sur HR Access Formation des intervenants
- Reprographie des documents pédagogiques
- Suivi des questionnaires de satisfaction
- Gestion des salles de formation et du matériel pédagogique et audiovisuel

(liste non exhaustive)

COMPETENCES REQUISES

SAVOIR FAIRE REQUIS
- Sens accru de l'organisation
- Réactivité
- Prise d'initiative
- Travail en équipe
- Esprit de synthèse

CONNAISSANCES ASSOCIEES
- Maîtrise du français
- Dactylographie
- Environnement Windows, Word, Excel, Powerpoint, Outlook, navigateurs internet
- HR Access Formation
- SAP
- Agenda partagé APHP
- Audiovisuel (vidéoprojecteur, ...)

SAVOIR ETRE REQUIS
- Capacité d'adaptation
- Discrétion
- Sens de l'écoute
- Disponibilité
- Qualité relationnelle

PRE-REQUIS
- Formations bureautiques et secrétariat